Política de Privacidad

1. Qué información podemos conservar

Dependiendo de las funciones que utilices, PPEAM 2027 puede conservar información como:

• Nombre y apellido.
• Correo electrónico y número de teléfono.
• Congregación.
• Foto de perfil.
• Disponibilidad y períodos en los que estarás ausente.
• Función o responsabilidad dentro del evento.
• Turnos, zonas, ubicaciones y asignaciones.
• Contactos de emergencia.
• Información necesaria para solicitar u ofrecer alojamiento.
• Dirección o ubicación que proporciones para funciones relacionadas con alojamiento o mapas.
• Formularios, solicitudes, comentarios o información que envíes voluntariamente.
• Comunicaciones o notas relacionadas con soporte.
• Fotografías y archivos que decidas subir al portal.
• Acciones realizadas dentro del portal, como seleccionar, cambiar o cancelar un turno.

Los proveedores tecnológicos utilizados para operar y proteger el portal también pueden generar determinados datos técnicos, por ejemplo:

• Fecha y hora de acceso.
• Dirección IP.
• Tipo de navegador o dispositivo.
• Información de sesión.
• Registros de errores o seguridad.

Estos datos técnicos se utilizan para el funcionamiento, diagnóstico y seguridad del portal, no para publicidad.

2. Información especialmente privada

Algunos datos utilizados por PPEAM 2027 merecen un nivel especial de cuidado.

Por ejemplo, indicar tu congregación o participar en una actividad religiosa puede revelar información relacionada con tus creencias religiosas. También pueden ser especialmente privados los contactos de emergencia, las direcciones, la ubicación y determinados datos relacionados con alojamiento.

PPEAM procura limitar la recopilación, visualización y uso de esta información a lo que sea necesario para organizar el evento.

Esta información no se utiliza para publicidad, comercialización ni elaboración de perfiles comerciales.

3. Para qué utilizamos la información

La información puede utilizarse para:

• Crear y administrar tu cuenta.
• Confirmar o administrar tu registro como voluntario.
• Organizar tu disponibilidad.
• Coordinar turnos, zonas y ubicaciones.
• Realizar y administrar asignaciones.
• Coordinar funciones y responsabilidades dentro del evento.
• Facilitar comunicaciones necesarias para PPEAM 2027.
• Coordinar solicitudes y ofertas de alojamiento.
• Mostrar información necesaria en tu agenda.
• Proporcionar soporte.
• Resolver problemas técnicos.
• Proteger las cuentas y la seguridad del portal.
• Prevenir accesos no autorizados o uso indebido.
• Preparar reportes operativos relacionados con el evento.
• Cumplir con obligaciones legales aplicables cuando corresponda.

No utilizaremos intencionalmente tu información para una finalidad sustancialmente diferente sin informarlo cuando sea necesario.

4. Lo que PPEAM 2027 no hace con tu información

PPEAM 2027 no tiene como finalidad:

• Vender información personal.
• Alquilar información personal.
• Utilizar los datos de los voluntarios para publicidad.
• Crear perfiles comerciales.
• Compartir listas de voluntarios con terceros para fines comerciales.
• Rastrear continuamente tu ubicación.
• Hacer pública la información de los voluntarios en Internet.

La información del portal es de uso interno para la coordinación de PPEAM 2027.

5. Carácter privado del portal

PPEAM 2027 no constituye una invitación pública para participar en el evento.

Crear una cuenta o tener acceso al portal no significa automáticamente que una persona haya sido aprobada para participar ni garantiza una asignación determinada.

El acceso puede depender de los procedimientos de registro, verificación y autorización establecidos para el evento.

La información disponible dentro del portal tampoco debe considerarse información pública.

6. Información de menores

PPEAM 2027 no está diseñado para recopilar directamente información personal detallada de niños que acompañen a un voluntario.

Cuando sea necesario conocer esta información para organizar un turno, se procurará solicitar solamente datos generales, por ejemplo:

• Cantidad de menores.
• Grupo de edad general.

No se pretende solicitar nombres completos, correos electrónicos, teléfonos, fotografías u otra información personal detallada de estos menores como parte del proceso normal.

El portal tampoco está dirigido a niños menores de 13 años ni pretende que menores de esa edad creen sus propias cuentas o proporcionen directamente información personal al portal.

Si se descubre que se recibió directamente información personal de un niño menor de 13 años de una manera no prevista, se tomarán medidas razonables para revisarla y eliminarla cuando corresponda.

7. Ubicación

PPEAM 2027 no está diseñado para rastrear continuamente tu ubicación.

Cuando una función permita utilizar la ubicación actual de tu dispositivo, tu navegador o dispositivo deberá solicitar permiso antes de proporcionarla.

Puedes decidir no compartir tu ubicación mediante el dispositivo y, cuando la función lo permita, proporcionar una dirección manualmente.

Si decides compartir una ubicación, esta se utilizará únicamente para la función correspondiente, como:

• Coordinación de alojamiento.
• Determinadas funciones de mapas.
• Otras necesidades operativas claramente indicadas dentro del portal.

8. Alojamiento

Las funciones de alojamiento pueden requerir información adicional para coordinar de manera adecuada a las personas que ofrecen o solicitan hospedaje.

Esto puede incluir, según corresponda:

• Información de contacto.
• Dirección.
• Fechas disponibles.
• Cantidad de personas.
• Capacidad de alojamiento.
• Composición general del hogar.
• Preferencias necesarias para realizar una asignación adecuada.
• Comentarios proporcionados voluntariamente.

Esta información se utiliza únicamente para coordinar alojamiento relacionado con PPEAM 2027 y su acceso debe limitarse a las personas autorizadas que necesiten utilizarla para esa función.

La información detallada de alojamiento no está destinada a ser visible para todos los usuarios del portal.

9. Contactos de emergencia e información de otras personas

Puedes proporcionar información de otra persona cuando sea necesario, por ejemplo, al indicar un contacto de emergencia o al completar determinada información de alojamiento.

En estos casos, debes proporcionar únicamente la información necesaria para esa finalidad.

Siempre que sea razonablemente posible, debes informar a esa persona de que sus datos han sido proporcionados a PPEAM 2027 para ese propósito.

Los contactos de emergencia se utilizarán únicamente cuando exista una necesidad relacionada con tu participación o una situación en la que sea apropiado utilizar dicha información.

10. Fotografías y archivos

Si decides subir una fotografía, documento u otro archivo al portal, este podrá almacenarse y mostrarse únicamente según la función para la cual fue enviado y los permisos correspondientes.

No debes incluir información personal innecesaria dentro de los archivos que envíes.

Las fotografías y archivos almacenados específicamente dentro del portal estarán sujetos a la misma política general de conservación y eliminación descrita más adelante, salvo que se te informe claramente de algo diferente antes de proporcionarlos.

11. Quién puede ver tu información

PPEAM 2027 es un portal privado y la información contenida en él no está disponible para el público general.

El acceso depende de la función y responsabilidad de cada usuario.

Según sea necesario, determinada información puede ser accesible para:

• El propio voluntario.
• Otros voluntarios cuando una función requiera mostrar información limitada para coordinar un turno.
• Capitanes de Turno.
• Superintendentes de Zona.
• Gestión de Voluntarios.
• Personas autorizadas para coordinar alojamiento.
• Administradores del portal.
• Personas autorizadas para brindar soporte técnico.
• Otros responsables autorizados cuando sea necesario para la coordinación del evento.

Tener acceso al portal no significa tener acceso a toda la información almacenada.

Cada usuario debe recibir únicamente el acceso necesario para cumplir con su responsabilidad.

Por ejemplo, otros participantes de un turno pueden necesitar ver tu nombre o función, mientras que determinados responsables pueden necesitar información adicional para administrar ese turno.

Los datos de contacto deben mostrarse únicamente cuando exista una necesidad operativa para hacerlo.

12. Directorio

Si el portal incluye un Directorio, este está destinado únicamente a facilitar comunicaciones relacionadas con PPEAM 2027.

La información mostrada debe limitarse a lo necesario según la función y los permisos del usuario.

El Directorio no es público y su información no debe utilizarse para publicidad, actividades comerciales, listas de contacto personales ni finalidades ajenas a PPEAM 2027.

13. Proveedores tecnológicos

PPEAM 2027 utiliza proveedores tecnológicos para mantener el funcionamiento del portal.

Estos servicios pueden proporcionar funciones como:

• Alojamiento del sitio.
• Base de datos.
• Inicio de sesión y autenticación.
• Almacenamiento de archivos.
• Seguridad.
• Entrega del contenido.
• Registros técnicos y diagnóstico.

Estos proveedores pueden procesar determinada información únicamente cuando sea necesario para proporcionar sus servicios y mantener el funcionamiento o la seguridad del portal.

PPEAM 2027 no les autoriza a utilizar la información de los voluntarios para realizar publicidad en nombre de PPEAM.

14. Procesamiento de información fuera de Guatemala

PPEAM 2027 se administra mediante infraestructura tecnológica que puede encontrarse fuera de Guatemala.

Como resultado, determinada información puede ser almacenada o procesada en Estados Unidos u otros países donde operen los proveedores tecnológicos utilizados por el portal.

Independientemente de dónde se procese la información, PPEAM procura limitar su utilización a las finalidades descritas en esta Política de Privacidad.

15. Cookies y funcionamiento de la sesión

El portal puede utilizar cookies, almacenamiento local y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento.

Por ejemplo, pueden utilizarse para:

• Mantener tu sesión iniciada.
• Recordar determinadas preferencias.
• Proteger tu cuenta.
• Mantener funciones del portal.
• Detectar o prevenir accesos no autorizados.
• Diagnosticar problemas técnicos.

PPEAM 2027 no utiliza estas tecnologías con el propósito de crear perfiles publicitarios de los voluntarios.

16. Servicios externos

Algunas funciones pueden abrir servicios o sitios externos, como Google Maps, WhatsApp, JW.org u otros recursos.

Cuando sales de PPEAM 2027 y utilizas un servicio externo, la información que proporciones directamente a ese servicio estará sujeta a sus propias políticas de privacidad y condiciones.

PPEAM 2027 no controla las prácticas de privacidad de esos servicios externos.

17. Cuánto tiempo conservamos la información

La información personal almacenada específicamente en PPEAM 2027 se conservará durante el tiempo necesario para preparar, administrar y cerrar las actividades del evento.

PPEAM 2027 está programado para finalizar el 31 de mayo de 2027.

Aproximadamente 60 días después de finalizar el evento, los datos personales almacenados en el portal activo serán eliminados.

Por lo tanto, la eliminación general está prevista aproximadamente para el 30 de julio de 2027.

Esto incluirá, según corresponda:

• Perfiles de voluntarios.
• Información de contacto.
• Disponibilidad.
• Turnos.
• Asignaciones.
• Contactos de emergencia.
• Información de alojamiento.
• Formularios.
• Solicitudes de soporte.
• Fotografías y archivos almacenados específicamente en el portal.
• Otros datos personales utilizados para la coordinación del evento.

La información especialmente privada, como ubicaciones, direcciones de alojamiento o contactos de emergencia, podrá eliminarse antes cuando deje de ser necesaria.

18. Copias de seguridad y excepciones limitadas

La eliminación general del portal no siempre significa que cada copia técnica desaparezca instantáneamente de todos los sistemas de respaldo.

Determinadas copias residuales pueden permanecer temporalmente en sistemas de respaldo hasta que sean reemplazadas o eliminadas conforme al ciclo normal del proveedor tecnológico.

Durante ese período continuarán sujetas a las medidas de seguridad aplicables y no deberán utilizarse para nuevas finalidades.

También podrá conservarse temporalmente una cantidad limitada de información cuando sea razonablemente necesaria para:

• Cumplir con una obligación legal.
• Atender una orden válida de una autoridad competente.
• Investigar un incidente de seguridad.
• Resolver un problema o disputa pendiente.
• Prevenir abuso o acceso no autorizado.

Cuando deje de existir la necesidad de conservar esa información, deberá eliminarse o anonimizarse según corresponda.

Las estadísticas que hayan sido debidamente agregadas o anonimizadas y que ya no permitan identificar razonablemente a una persona podrán conservarse para fines históricos u operativos.

19. Acceso, corrección y eliminación

Puedes solicitar que revisemos determinada información relacionada con tu cuenta.

También puedes solicitar:

• Corregir información incorrecta.
• Actualizar información desactualizada.
• Consultar qué información mantiene PPEAM 2027 sobre tu cuenta.
• Solicitar la eliminación de determinados datos cuando corresponda.
• Solicitar el cierre o eliminación de tu cuenta.
• Hacer preguntas sobre cómo se utiliza tu información.

Algunas solicitudes pueden requerir que confirmemos tu identidad antes de realizar cambios para evitar que otra persona modifique o elimine tu información sin autorización.

Determinada información también puede necesitar conservarse temporalmente cuando exista una razón legítima de seguridad, una obligación legal o un asunto pendiente relacionado con el portal.

Las solicitudes pueden realizarse mediante Gestión de Voluntarios o el Centro de Ayuda.

20. Seguridad

PPEAM 2027 aplica medidas razonables destinadas a proteger la información y reducir el riesgo de acceso no autorizado.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, autenticación, permisos según las responsabilidades del usuario y medidas proporcionadas por los proveedores tecnológicos utilizados por el portal.

Sin embargo, ningún sitio web, base de datos o sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta.

Por esa razón, PPEAM procura:

• Solicitar únicamente la información necesaria.
• Limitar quién puede acceder a la información.
• No conservar los datos durante más tiempo del necesario.
• Eliminar la información después del cierre del evento según lo descrito en esta política.

Tú también debes ayudar a proteger tu cuenta manteniendo tu contraseña privada, utilizando solamente tu propia cuenta y cerrando sesión cuando utilices un dispositivo compartido.

Si sospechas que alguien accedió a tu cuenta sin autorización, debes comunicarlo tan pronto como sea posible mediante el Centro de Ayuda.

21. Incidentes de seguridad

Si PPEAM 2027 tiene conocimiento de un incidente de seguridad que pueda afectar significativamente la información personal de los voluntarios, se tomarán medidas razonables para:

• Investigar lo ocurrido.
• Limitar el acceso no autorizado.
• Proteger la información afectada.
• Corregir el problema cuando sea posible.

Cuando sea apropiado o exista una obligación legal aplicable, se informará a las personas afectadas o a las autoridades correspondientes.

22. Solicitudes legales

PPEAM 2027 puede proporcionar o conservar determinada información cuando exista una obligación legal aplicable, una orden válida emitida por una autoridad competente o una necesidad legítima relacionada con la protección de la seguridad del portal o de las personas.

La información no se proporcionará a terceros simplemente porque la soliciten.

23. Uso interno y confidencialidad

La información obtenida mediante PPEAM 2027 debe utilizarse únicamente para las responsabilidades relacionadas con el evento.

Los usuarios no deben utilizar información sobre otros voluntarios para fines comerciales, publicidad o finalidades personales ajenas a PPEAM 2027.

Tampoco deben compartir fuera del portal información privada sobre otros voluntarios, alojamiento, turnos, ubicaciones, asignaciones o datos de contacto salvo que exista una necesidad legítima relacionada con el evento.

Las reglas adicionales relacionadas con el uso adecuado del portal se encuentran en los Términos y Condiciones de PPEAM 2027.

24. Cambios a esta Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad puede actualizarse si cambian:

• Las funciones del portal.
• Los proveedores tecnológicos.
• Las necesidades operativas.
• La forma en que se utiliza determinada información.
• Las leyes o requisitos aplicables.

La versión vigente estará disponible dentro del portal y mostrará la fecha de la última actualización.

Si se realiza un cambio importante que modifique significativamente la manera en que se utiliza la información personal, PPEAM procurará comunicarlo mediante un aviso dentro del portal u otro medio razonable.

25. Contacto

Si tienes preguntas sobre esta Política de Privacidad o deseas realizar una solicitud relacionada con tu información personal, puedes comunicarte con el equipo autorizado de PPEAM 2027 mediante:

Centro de Ayuda o Gestión de Voluntarios

dentro del portal.

Para los efectos de esta Política de Privacidad, “PPEAM 2027” se refiere al equipo autorizado que administra este portal privado para la coordinación del evento.

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